ZIM übrige Kosten 2025/2026 — Einzelnachweis, AGVO und Alternativen

Übrige Kosten im ZIM — Ein Bürokratiemonster mit Ansage

Von wegen Bürokratieabbau. Während im Zentralen Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM) früher pauschal 100 % der Personalkosten als Gemeinkostenaufschlag angesetzt werden konnten, müssen diese seit dem 01.07.2023 einzeln kalkuliert und nach Projektabschluss nachgewiesen werden. Hintergrund ist der neue Berechnungsmodus aus der neugefassten AGVO (Art. 25, Abs. 3).

Übersteigen die nachgewiesenen übrigen Kosten 100 % der Personalkosten, werden sie auf diesen Wert gekürzt. Nach Projektende drohen zudem Rückzahlungsbescheide, wenn die tatsächlich nachgewiesenen Kosten unter dem Planansatz liegen.

Stand 2025/2026: Was hat sich geändert?

Ab dem 9. Juli 2024 hat das BMWK eine Erleichterung eingeführt: Unternehmen können wahlweise eine Erklärung abgeben, dass der Wert für übrige projektbezogene Kosten AGVO-konform ermittelt wurde — statt die Anlage 6.4a vollständig auszufüllen. Eine vollständige Rücknahme des Einzelnachweises ist aufgrund der EU-Vorgaben nicht zu erwarten.

Mit der ZIM-Neuausrichtung zum 01.01.2025 wurden die Fördersätze angepasst. In der Praxis ergibt sich nun ein Zuschlagssatz für übrige Kosten von ca. 75–85 % auf die Personalkosten — statt der früheren pauschalen 100 %. Das bedeutet eine Verminderung der Förderung um 15–25 % und gleichzeitig erheblichen bürokratischen Mehraufwand.

ZIM-Fördersätze 2025

ZIM vs. steuerliche Forschungszulage

Vergleichsrechnungen zeigen, dass ZIM unter Berücksichtigung der Ertragsteuerbelastung (ZIM-Zuschüsse sind als Ertrag zu verbuchen) gegenüber der steuerlichen Forschungszulage zunehmend an Attraktivität verliert. Die Forschungszulage bietet:

• Rechtsanspruch ohne Budgetdeckel und ohne Wettbewerbsverfahren
• 35 % Fördersatz auf FuE-Personalkosten für KMU (seit 28.03.2024)
• Maximale Bemessungsgrundlage: 12 Mio. € pro Jahr (= bis zu 4,2 Mio. € Förderung)
• Steuerfreie Wirkung durch Anrechnung auf Körperschaft- oder Einkommensteuer
• Deutlich geringerer bürokratischer Aufwand — kein Einzelnachweis für übrige Kosten

Einzig attraktiv bleibt ZIM bei einer Kooperation mit einer Forschungseinrichtung: Diese wird bis zu 220.000 € vollständig gefördert — ein Vorteil, den die Forschungszulage nicht bieten kann.

Kombination möglich: Aufwendungen aus einem ZIM-Bescheid sind nach § 10 FZulG für dieselben Kosten von der Forschungszulage ausgeschlossen. FuE-Kosten aus Arbeitspaketen, die im Bescheid gar nicht enthalten sind, können jedoch vollständig als Bemessungsgrundlage angesetzt werden.

AGVO und De-minimis — Hintergrund

Die Allgemeine Gruppenfreistellungsverordnung (AGVO) erklärt bestimmte staatliche Beihilfemaßnahmen als mit dem EU-Binnenmarkt vereinbar. Nach Art. 25 AGVO sind für FuE-Vorhaben Personalkosten, Gerätekosten (anteilig), Auftragsforschungskosten sowie Gemeinkosten beihilfefähig. Die Beihilfeintensitäten betragen maximal 50 % (industrielle Forschung) und 25 % (experimentelle Entwicklung) — mit Boni auf bis zu 80 % nach Art. 25 Abs. 6 AGVO.

Geringfügige Beihilfen unter 300.000 € über drei Steuerjahre können nach der De-minimis-Verordnung ohne AGVO-Prüfung gewährt werden.

Aus unserer Sicht sollte das BMWK prüfen, inwieweit die Verschlechterungen durch eine Erhöhung der Fördersätze aufgefangen werden könnten — die AGVO bietet dafür erheblichen Spielraum bis zu 80 %.