14 % der Anträge stellen Großunternehmen
Um eine steuerliche Forschungszulage von 2,5 Mio. € zu erhalten, müssen Unternehmen 10 Mio. € Entwicklungskosten nachweisen. Das klingt auf den ersten Blick abstrakt, konkret bedeutet das: 100 Mitarbeitende entwickeln ein neuartiges Produkt und ihre Gehälter betragen inklusive AG-Sozialversicherungsanteil 100 T€, damit erreicht ein Unternehmen die maximale Bemessungsgrundlage für die steuerliche Forschungsprämie. Damit ist klar, dass es sich hier um Großunternehmen handelt, kaum ein KMU erreicht diese Werte.
Viele Großunternehmen konnten jedoch bisher die alte Bemessungsgrundlage von 4 Mio. € pro Jahr nicht überschreiten. Dabei weisen Großunternehmen zum Teil mehr als 100 Mio. € Entwicklungskosten aus. Woran liegt das? Zunächst muss zwischen Innovation und Forschung und Entwicklung (F&E) unterschieden werden. Nur neuartige Projekte haben eine Chance auf Förderung, routinemäßige Weiterentwicklungen oder Marktanpassungen erreichen nicht den für die Forschungszulage notwendigen Innovationsgrad.
Der nachfolgende Beitrag geht der Frage nach, warum sich Großunternehmen so schwer tun Fördermittel auszuschöpfen und wie sie ihr Projekt- und Prozessmanagement verbessern können.
System statt Einzelfall – weg von der anlassbezogenen Antragstellung
Nach unserer langjährigen Wahrnehmung gibt es mehrere Gründe, warum es großen Unternehmen nicht gelingt, ihre Förderansprüche auszuschöpfen:
- Die Entwicklungen finden verstreut in Konzernstrukturen oder Geschäftseinheiten statt, Verantwortlichkeiten sind nicht klar geregelt.
- Fördermöglichkeiten werden nicht systematisch identifiziert und ausgewählt. Zudem fehlt die Kompetenz, die Förderfähigkeit zu beurteilen und das passende Programm auszuwählen.
- Die Mitarbeitenden haben wenig Erfahrung mit der Antragstellung und empfinden Förderprojekte als lästige Zusatzbelastung.
- Mitarbeitende haben wenig Erfahrung in der Beschreibung des Innovationsvorhabens und der korrekten Kalkulation der förderfähigen Kosten.
- Die Beantragung von Fördermitteln ist nicht ausreichend im Innovationsprozess verankert.
- Das Berichtswesen ist nicht auf die systematische Nutzung von Fördermitteln vorbereitet.
Aus diesen Gründen gelingt es vielen Großunternehmen nur unzureichend Zuschüsse und die steuerliche Forschungsförderung auszuschöpfen. Um die verbesserten Förderbedingungen auch tatsächlich zu nutzen, ist ein Umdenken erforderlich – weg von der anlassbezogenen Antragstellung hin zur Verankerung eines Fördermittelprozesses in den Unternehmen.
Die steuerliche Forschungsförderung bietet als themenoffenes Förderprogramm wesentlich mehr Projekten die Aussicht auf Förderung. Dies auch deshalb, weil die Förderung an die Erfüllung der Frascati-Kriterien, insbesondere Neuheit und technisches Risiko, geknüpft ist. Es findet also nicht wie bei vielen Förderprogrammen eine wettbewerbliche Auswahl mit Bewilligungsquoten von 20-30 % statt, sondern die Bewilligungsquote bei der Forschungszulage liegt derzeit bei ca. 70 %.
Die Unternehmen sind auf diese neue Situation nicht ausreichend vorbereitet. Viele Unternehmen beantragen Fördermittel, auch die Forschungszulage, bisher nur bei konkreten Anlässen. Eine anlassbezogene Nutzung der Innovationsförderung schafft aber nicht die notwendigen Voraussetzungen, um mögliche Förderansprüche kontinuierlich und systematisch zu realisieren.
Ein systematischer Fördermittelprozess gewinnt allein schon durch die steigende Zahl der zu prüfenden und zu beantragenden Projekte an Bedeutung. Im Idealfall werden Entwicklungsprojekte kontinuierlich auf ihre Förderfähigkeit geprüft und bei Erfolg Fördermittel beantragt.
Abgrenzung zwischen begünstigter FuE, Innovationen und anderen wirtschaftlichen Aktivitäten
Interne Kompetenzen aufbauen
Die Steinbeis Technologie & Innovationsberatung GmbH erhält häufig den Auftrag, die Antragstellung vielversprechender Projekte beratend zu begleiten. In den Vorgesprächen stellt sich dann die Frage, ob nicht weitere förderungswürdige Projekte im Unternehmensverbund zu berücksichtigen sind. In kurzer Zeit müssen dann eine Vielzahl von Innovationsprojekten auf ihre Förderfähigkeit geprüft und für eine Antragstellung aufbereitet werden. Hier unterstützt das Steinbeis-Team die Beteiligten mit einem Mix aus Beratung, Schulung und organisatorischen Festlegungen und hilft, die notwendigen Kompetenzen aufzubauen. Sind Förderzusagen wichtige Parameter für die Priorisierung oder Entscheidung über Entwicklungsprojekte, sollte die Antragstellung zeitnah erfolgen können. Sind die personellen Ressourcen oder die erforderlichen Kompetenzen intern nicht vorhanden, kann das Fördermittelmanagement ganz oder teilweise an einen externen Berater vergeben werden. Nur der innovative Kern muss als Zuarbeit im Unternehmen verbleiben. Unternehmen sichern sich so schlanke Strukturen und nutzen das Erfahrungswissen eines Beraters.
Mit systematischem Fördermittelmanagement Förderansprüche optimieren
Ein systematisches Fördermittelmanagement ermöglicht es Unternehmen, die Förderfähigkeit aller Entwicklungsvorhaben sowohl im Rahmen der Forschungsförderung als auch der Projektförderung kontinuierlich zu überprüfen. Durch die Strukturierung des Förderprozesses vermeiden Unternehmen aufwändige Einzelanträge. Die neu gewonnene Prozesssicherheit sorgt für effiziente Arbeitsabläufe und hohe Erfolgsquoten. Die Mitarbeitenden sehen die Beantragung von Fördermitteln nicht mehr als lästige Pflichtaufgabe, sondern erkennen den Mehrwert: Größere Budgets für die jeweiligen Entwicklungsvorhaben und die Ermöglichung anspruchsvollerer Projektziele!
Die nachfolgende Darstellung zeigt die Prozess- und Projektsteuerung zur Ausschöpfung von Fördermittelansprüchen:
In 6 Schritten optimieren Sie Ihr Fördermittelmanagement
Wer Fördermittel im Unternehmensverbund systematisch nutzen will, sollte beim Aufbau eines Fördermittelmanagements folgende Schritte beachten:
1. Verantwortlichkeiten: Entwicklungen finden dezentral in den Konzernstrukturen statt.
- Wer ist auf Konzernebene inhaltlich und finanziell für das Thema verantwortlich?
- Wer übernimmt das operative Projektmanagement?
2. Identifikation und Selektion: Es gibt eine Vielzahl von förderungswürdigen und nicht förderungswürdigen Projekten.
- Gibt es einen einheitlichen Rahmen für die Identifikation erfolgversprechender Projekte?
- Nach welchen Kriterien soll die Förderfähigkeit beurteilt werden?
3. Antragstellung: Erarbeitung von inhaltlich und formal bewilligungsfähigen Anträgen.
- Haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits Erfahrung mit der Beantragung von Fördermitteln?
- Sind standardisierte Instrumente vorhanden?
- Ist sichergestellt, dass die Projektbeschreibungen ein einheitlich hohes Niveau erreichen?
4. Prozess: Fördermittel sollen sowohl für begonnene als auch für laufende und zukünftige Projekte beantragt werden.
- Ist das Thema Förderungen fester Bestandteil des Innovationsprozesses?
- Sind die Abläufe zwischen der Gruppe, den inhaltlich Verantwortlichen und ggf. dem externen Berater geklärt?
5. Befähigung: Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die Mitarbeit bei der Antragstellung eine lästige Pflichtaufgabe.
- Welche Kompetenzen benötigen sie (sowohl in der Projektleitung als auch in den Fachabteilungen)?
- Haben sie einen qualifizierten Ansprechpartner?
6. Controlling: Bewilligte Fördermittel stellen neue Anforderungen an das Controlling.
- Ist die Erfüllung der Dokumentationspflichten gewährleistet?
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Hohe Zuschüsse und Zulagen schaffen die notwendigen unternehmerischen Freiräume.
Schöpfen Sie Ihre Förderansprüche aus, mit unseren regelmäßigen Veröffentlichung möchten wir Beiträge für erfolgreiche Fördermittelanträge leisten.
Helmut Haimerl
Helmut Haimerl ist Geschäftsführer der Steinbeis Technologie- und Innovationsberatung GmbH. Er gilt als einer der führenden Experten für Technologieförderung in Deutschland. Sein Wissen in Theorie und Praxis macht ihn zu einem gefragten Gastautor. Ein besonderes Augenmerk legt er auf das systematische Vorgehen, um den innovativen Kern der Projekte im Dialog mit den Kunden herauszuarbeiten. Sein Ziel ist die Optimierung von Förderanträgen und das Ausschöpfen von Gestaltungsmöglichkeiten.
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